Itinerari formatiu del lloc de treball:
Arxiver | Ens Local
Contingut professional
Missió
Definir, implantar i mantenir un sistema de gestió documental que garanteixi el tractament correcte dels documents en fase activa, semiactiva i inactiva d’un ajuntament i, alhora, gestionar el seu servei d’arxiu municipal amb l’objectiu final de preservar, difondre els documents i posar-los a l’abast dels usuaris i dels ciutadans.Funcions generals
1. Organitzar i coordinar la gestió documental de la corporació i establir criteris i instruccions per al seu funcionament i, gestionar l’arxiu municipal.2. Planificar i dissenyar els sistemes de gestió documental i el tractament de la documentació administrativa.
3. Establir i elaborar els instruments reguladors propis de la disciplina arxivística especialment quadres de classificació, instruments de descripció i calendaris d’accés i conservació dels documents.
4. Garantir l’accés i facilitar la informació, la comunicació i la difusió de l’arxiu de la corporació.
Perfil de competències
COMPETÈNCIES ESTRATÈGIQUES DE L'ADMINISTRACIÓ LOCAL
Efectivitat individual
Definició
Capacitat de fer una bona feina, aconseguir els objectius fixats i superar els estàndards establerts, tot preocupant-se per a la millora contínua dels resultats.
La competència implica...
La planificació i organització del treball: objectius, encàrrecs, recursos assignats i criteris de realització.Elements bàsics en l’organització del treball personal: urgència vs importància.
Qualitats personals que afavoreixen el rendiment individual: mètode, proactivitat, decisió, compromís, efectivitat, etc.
Veure els fracassos com una font d’aprenentatge.
Mètodes d’avaluació de la pròpia activitat professional.
La innovació com element de contribució a la millora organitzativa.
Utilització de noves tecnologies com element de millora en l’eficàcia personal.
Sensibilització amb el consum responsable i la millora ambiental.
Accions formatives
Recursos
Orientació de servei a la ciutadania
Definició
Motivació per conèixer, comprendre i satisfer les demandes de la ciutadania (o client intern/extern), actuant de manera proactiva en el seu abordatge.
La competència implica...
Drets i deures de l’empleat públic en la seva relació professional amb la ciutadania.Habilitats i actituds que defineixen una correcta atenció i relació en la prestació de serveis.
La relació d’orientació i assessorament.
Característiques i elements que defineixen un servei públic.
Protecció de dades en la gestió pública.
Tècniques de resolució de conflictes i de distància emocional.
Elements multiculturals en l’atenció a la ciutadania.
Qualitat i avaluació de serveis públics.
Coneixement organitzatiu.
Sistemes d’identificació de necessitats i coneixement de tendències futures.
Models i tècniques de participació ciutadana.
Accions formatives
Recursos
COMPETÈNCIES QUALITATIVES TRANSVERSALS
Visió global
Definició
Comprensió de l’entorn de treball (orgànic, cultural, etc.) per poder anticipar-se als efectes que pot tenir la pròpia actuació professional en l’organització, per poder identificar les propostes i les respostes més idònies.
La competència implica...
Coneixement formal de l’organització: estructura, cartera de productes, serveis i equipaments, etc.Coneixement informal de les organitzacions: cultura organitzativa, mecanismes no formals de presa de decisions, possibilitats i amenaces, etc.
Visió sistèmica de les organitzacions.
Coneixement de les tendències presents i futures de la seva àrea sectorial (professional, característiques específiques i demogràfiques dels col·lectius destinataris, etc.).
Accions formatives
Recursos
Aprenentatge permanent
Definició
Fet de dedicar temps i esforç personal a mantenir-se actualitzat professionalment i fer que els altres també ho estiguin contribuint a una millor gestió del coneixement organitzatiu.
La competència implica...
Com aprenen les persones adultes.Elements que afavoreixen l’actualització professional: llegir documentació especialitzada, mantenir contactes amb professionals, participar en nous projectes, etc.
Fonts d'aprenentatge formal i informal.
Aprenentatge 360º.
L’espai de treball com eina d’aprenentatge personal.
Fitxes descriptives dels llocs de treball i els perfils professionals com referència en identificació de necessitats formatives personals.
Diferències fonamentals entre els processos d’informació, formació i el desenvolupament de competències.
Accions formatives
Recursos
Treball en equip
Definició
Fet d'integrar-se, col·laborar i coordinar-se de forma activa en un grup de treball per tal d’assolir els objectius comuns necessaris per a una bona prestació del servei.
La competència implica...
Funcionament bàsic dels grups humans en un entorn de treball.Característiques dels grups i equips de treball. Etapes evolutives dels equips de treball.
Rols als equip de treball. El rol del líder.
Conflictes als equips de treball.
Actituds i habilitats personals que afavoreixen o dificulten el treball en equip. Compartir reptes i objectius.
Noves tecnologies aplicades al treball en equip.
Reunions de treball.
Accions formatives
Recursos
Influència i persuasió
Definició
Resultat de causar un determinat impacte, convèncer i influir en els altres, per tal de guanyar opinions, decisions i actuacions necessàries per assolir els objectius de treball assignats, actuant sempre amb respecte pels principis ètics i els valors de la professió i de la funció pública.
La competència implica...
Influència i persuasió: concepte i factors diferencials.Comprendre el comportament humà: calcular anticipadament l’impacte de les paraules i les accions d’un mateix. Dominar els elements comunicatius, verbals i no verbals, que es produeixen en una situació comunicativa i relacional.
Actituds que afavoreixen la persuasió i la influència: flexibilitat i adaptabilitat, energia i tenacitat.
Elements clau en la persuasió directa: dades, argumentacions i exposicions. Presentació de la informació, eines de visualització i infografies.
Estratègia persuasiva.
Autocontrol emocional i capacitat empàtica.
Tècniques de negociació. Tècniques de presentacions orals. Parlar en públic. Oratòria.
La xarxa professional de contactes com element d’influència.
Accions formatives
Recursos
Presa de decisions
Definició
Tria entre diferents alternatives, aquelles que són més viables, basant-se en una anàlisi dels possibles efectes i riscos i de les possibilitats d'implementació.
La competència implica...
Qualitats personals en la presa de decisions professionals: capacitat analítica, objectivitat, seguretat tècnica i professional, etc.Elements emocionals implicats en la presa de decisions.
Models i tècniques bàsiques de presa de decisions.
Tècniques de presa de decisions grupals.
Processos creatius i la presa de decisions.
Presa de decisions estratègiques: la incertesa i el risc.
Accions formatives
Recursos
COMPETÈNCIES TÈCNIQUES COMPLEMENTÀRIES
Planificació i gestió de projectes tècnics a l'Administració local
Definició
Definir, planificar, desenvolupar i avaluar projectes o programes d’actuació tècnica que donin resposta a les necessitats de la ciutadania fent un seguiment exhaustiu del seu desenvolupament, tramitant i gestionant la informació i la documentació associada d'acord a les normatives generals i específiques de la gestió pública, coordinant l'actuació de tots els agents que participen i resolent els problemes que es puguin presentar en qualsevol de les fases de realització, tot amb un curós ús dels recursos públics.
La competència implica...
Metodologies i instruments de planificació, gestió i avaluació de projectes.Règim jurídic i procediment administratiu per a la gestió de projectes i programes a l'Administració local.
Redacció dels plecs de prescripcions tècniques per a la contractació de projectes.
Gestió de la documentació i arxiu dels documents associats als projectes i programes.
Tècniques d'obtenció i anàlisi de dades per al desplegament del projecte.
Indicadors de gestió per al seguiment i avaluació de projectes.
Avaluació de programes i projectes.
Tècniques de redacció i comunicació de projectes.
Habilitats en la presentació d’idees i dades.
Propietat intel·lectual.
Coneixement organitzatiu i de l’entorn social i professional del projecte.
Accions formatives
Recursos
Desenvolupament de rols transversals
Definició
Capacitat de desenvolupar un rol transversal en l'organització, que li ha estat assignat a la persona per motius que no tenen a veure amb les funcions concretes del lloc de treball que ocupa.
La competència implica...
Coneixements i habilitats tècniques bàsiques que ajuden a dur a terme un rol específic (per exemple: Equips de Primera Intervenció (EPI), Assistència Sanitària Immediata (ASI), rols en prevenció de riscos laborals, etc.Els coneixements i habilitats vinculats a rols específics no van relacionats a un coneixement tècnic del sector professional del lloc que ocupa la persona, sinó amb els coneixements i habilitats bàsiques que són necessàries per desenvolupar la tasca que li ha estat assignada en el seu rol.
Accions formatives
Recursos
Ús d'eines i aplicacions bàsiques en l'àmbit digital
Definició
Utilitzar de manera àgil i eficient les aplicacions bàsiques de tractament de la informació (text, dades, imatges, etc.) i les eines de comunicació en entorns digitals de treball (correu electrònic, dispositius electrònics, etc.), tenint en compte criteris d’identitat digital, de drets i deures en l’ús de dades i imatges, etc.
La competència implica...
Ús del programari d’ofimàtica de tractament de textos, fulls de càlcul, bases de dades, presentacions electròniques, etc. (Opcions de configuració a nivell usuari i ús de les funcionalitats bàsiques de les aplicacions ofimàtiques. Personalització dels l'entorn de treball i creació de macros i plantilles per optimitzar els treballs ofimàtics).Eines generalistes de tractament d’imatge digital (ús d’aplicacions bàsiques d’edició d’imatge, coneixements bàsics d’imatge digital, elaboració d’infografies, etc.)
Eines bàsiques de comunicació en l’entorn virtual (correu electrònic, entorn web, ús de dispositius electrònics, aplicacions genèriques de treball col·laboratiu.
Aplicatius bàsics de consulta i tractament de la informació geogràfica (elaboració de mapes temàtics, consultes i localitzadors, etc).
Eines bàsiques d’elaboració de materials formatius i informatius (formawiki, recursos per videotutorials, etc).
Accions formatives
Contingut professional
Missió
Definir, implantar i mantenir un sistema de gestió documental que garanteixi el tractament correcte dels documents en fase activa, semiactiva i inactiva d’un ajuntament i, alhora, gestionar el seu servei d’arxiu municipal amb l’objectiu final de preservar, difondre els documents i posar-los a l’abast dels usuaris i dels ciutadans.Funcions generals
1. Organitzar i coordinar la gestió documental de la corporació i establir criteris i instruccions per al seu funcionament i, gestionar l’arxiu municipal.2. Planificar i dissenyar els sistemes de gestió documental i el tractament de la documentació administrativa.
3. Establir i elaborar els instruments reguladors propis de la disciplina arxivística especialment quadres de classificació, instruments de descripció i calendaris d’accés i conservació dels documents.
4. Garantir l’accés i facilitar la informació, la comunicació i la difusió de l’arxiu de la corporació.
Recursos
COMPETÈNCIES TÈCNIQUES SECTORIALS CLAU
Gestió dels arxius municipals
Definició
Dissenyar i planificar la gestió de l'Arxiu municipal per assegurar la conservació, el manteniment, l'accés i la difusió de la documentació generada per l'ajuntament, d'acord amb la legalitat i les directrius que s'estableixin, i per tal de preservar la identitat i el patrimoni documental de la corporació.
La competència implica...
Legislació, règim jurídic i normativa sobre l’accés a la documentació de l’Arxiu municipal.Abast i contingut de la llei de transparència en relació amb els documents municipals.
Gestió documental i sistemes arxivístics, elaboració de quadres de classificació i sèries documentals, gestió de documents electrònics, conservació i eliminació de documents, gestió de documentació audiovisual, desenvolupament de fons i col·leccions documentals i sistema informàtic de registre d'entrades i sortides i transferència documental.
Elaboració de criteris generals sobre la conservació, manteniment i accés adequat a la documentació de l’Arxiu municipal.
Eines informatitzades per a la gestió de documentació de l'arxiu: classificació, descripció, cerques, préstec, transferències, gestió d’expedients i descriptors.
Avaluació dels documents. El valor dels documents. Eliminació, tria i conservació.
Gestió de l'equipament de l'arxiu municipal.
Accions formatives
Gestió documental i arxiu
Definició
Analitzar els aspectes formals i de contingut de material documental en formats diversos, així com elaborar i utilitzar diferents tècniques i instruments per localitzar i recuperar la informació.
La competència implica...
Implementació del sistema de gestió documental i arxiu en els diferents àmbits funcionals de l’ajuntament, manteniment del sistema i resolució dels problemes derivats del seu funcionament.Gestió dels dipòsits de l’arxiu.
Administració i manteniment de les aplicacions informàtiques que possibiliten el tractament i l’accés a la documentació que s'hi conserva.
Classificació i arxivament dels documents i dels expedients en els arxius de gestió i execució dels procediments i les operacions de tractament documental (transferències, descripció, tria, eliminació i conservació) i d’explotació i difusió dels documents i els expedients semiactius i inactius (ús, consulta i préstec).
Gestió de processos i e-administració
Definició
Definir i optimitzar els processos de prestació de serveis, administratius, pressupostaris, etc. de la corporació i les eines d’administració electrònica.
La competència implica...
Importància dels processos i els mètodes d'identificar-los i documentar-los.Estructuració i elaboració del mapa de processos a nivell d'organització, d'àrea o de departament.
Alineació dels processos amb el client i amb els objectius de l'organització.
Mètodes per implantar un sistema d'indicadors equilibrat i eficaç de mesura dels processos: disseny d'indicadors associats a processos.
Concepte d'Administració electrònica i els diferents tipus de procediments i serveis que engloba.
Conceptes de prestador de serveis de certificació, de certificat digital, de dispositiu de creació de signatura. Tipus de signatura electrònica.
Normativa jurídica relacionada amb els processos d'Administració electrònica i signatura electrònica, especialment la Llei 11/2007.
Conceptes d'interoperabilitat i seguretat, i la seva importància en les iniciatives de desenvolupament tecnològic de l'Administració electrònica.
Accions formatives
Contingut professional
Missió
Definir, implantar i mantenir un sistema de gestió documental que garanteixi el tractament correcte dels documents en fase activa, semiactiva i inactiva d’un ajuntament i, alhora, gestionar el seu servei d’arxiu municipal amb l’objectiu final de preservar, difondre els documents i posar-los a l’abast dels usuaris i dels ciutadans.Funcions generals
1. Organitzar i coordinar la gestió documental de la corporació i establir criteris i instruccions per al seu funcionament i, gestionar l’arxiu municipal.2. Planificar i dissenyar els sistemes de gestió documental i el tractament de la documentació administrativa.
3. Establir i elaborar els instruments reguladors propis de la disciplina arxivística especialment quadres de classificació, instruments de descripció i calendaris d’accés i conservació dels documents.
4. Garantir l’accés i facilitar la informació, la comunicació i la difusió de l’arxiu de la corporació.